Piattaforma di gestione preventivi e ordini

Piattaforma di gestione preventivi e ordini

Sviluppo di software per la gestione del workflow di generazione e approvazione dei preventivi e successiva amministrazione degli ordini acquisiti

CLIENTE:

Ram Oil&Gas

L’esigenza

RAM Oil&Gas è una società di ingegneria che opera con importanti realtà multinazionali del settore. Visto il crescente aumento dei volumi di lavoro degli ultimi anni il management ci ha contattato per sviluppare uno strumento centralizzato, accessibile a tutto il personale tecnico ed amministrativo dedicato alla gestione del workflow di generazione e approvazione dei preventivi e successiva amministrazione degli ordini acquisiti.

La soluzione

Vista la natura del progetto abbiamo ritenuto opportuno sviluppare un’applicazione web responsive, fruibile da qualsiasi tipo di dispositivo, sia esso un desktop, tablet o smartphone. In questo modo abbiamo dato la possibilità a tutti gli utenti massima libertà di consultazione dell’applicazione. Su richiesta del cliente abbiamo deployato l’applicazione su un loro server interno in modo da permettere la gestione architetturale del software direttamente al loro personale preposto. Per la programmazione sia lato client che lato server abbiamo scelto di utilizzare la runtime di JavaScript Open source multipiattaforma Node.js con framework Express mentre i dati vengono ospitati su un database Postgres.  Per lo sviluppo client-side ci siamo affidati anche al framework Angular 2+.

La piattaforma permette la gestione in primis del processo di approvazione dei preventivi basato sul workflow molto articolato e complesso del proprio cliente principale. Tramite la piattaforma vengono gestite le approvazioni parziali delle voci dei preventivi, le revisioni, la possibilità di allegare documentazione accessoria e l’invio di notifiche automatiche via mail sui cambi di stato del workflow ai referenti delle attività preventivate, siano essi tecnici interni all’azienda o fornitori esterni. Nel caso di approvazione delle attività vengono generati gli ordini di commessa e, per il personale amministrativo, è possibile vedere la rendicontazione secondo una serie di KPI definite col cliente. 

I vantaggi

Grazie all’introduzione della piattaforma il cliente ha riscontrato i seguenti vantaggi:

  • centralità ed uniformità della gestione del processo. Prima dell’esistenza della piattaforma i preventivi erano gestiti dai tecnici in modo non organico e tutto il personale faceva riferimento ad un foglio Excel su una folder di un server condiviso dove riportava a mano tutte le informazioni necessarie ad identificare univocamente il preventivo. Con l’aumento del numero di persone che avevano accesso al file, l’utilizzo simultaneo del foglio Excel era fonte di inconsistenza e mancanza di sincronizzazione dei dati inseriti.
  • aumento della produttività. La piattaforma ha permesso l’automatizzazione dell’inserimento di molti dati ricorrenti nei preventivi, come quelli relativi alle anagrafiche dei clienti, tecnici e fornitori e l’automatizzazione di operazioni quali l’invio delle mail agli stakeholder coinvolti nel processo.

La richiesta

  • Digitalizzazione del processo di gestione di preventivi ed ordini

Il nostro contributo

  • Sviluppo applicazione web responsive  

Tecnologie usate

  • Bootstrap, Angular 2+, Javascript
  • NodeJs, ExpressJs
  • Postgres

Risultati raggiunti

  • Centralità ed uniformità della gestione del processo
  • Aumento della produttività

La testimonianza

L’applicazione web sviluppata da Kiwibit ha permesso al nostro team di migliorare la produttività e l’efficienza nel processo di gestione dei preventivi ed ordini verso il nostro cliente principale. Uno strumento efficace e di facile utilizzo ormai indispensabile nel nostro lavoro quotidiano  

Barbara Mazzaro

Ram Oli & Gas

Generazione automatica di documenti

Generazione automatica di documenti

Lo sviluppo di software open-source generatori automatici di documenti in formato MS Office.

CLIENTE:

Importante multinazionale

L’esigenza

Il cliente lavora su commesse di grande dimensione con punti di verifica ricorrenti sullo stato di avanzamento in cui ha la necessità di consegnare ai propri clienti un numero considerevole di report in formato Office, documenti di testo .docx, fogli di lavoro .xlsx e presentazioni .pptx. Si tratta di documenti di diverse decine di pagine in cui vengono riportati i risultati delle analisi e della progettazione di parti dell’impianto oggetto della commessa. 

La realizzazione dei report era a carico del personale altamente qualificato, solitamente ingegneri progettisti, i quali impiegavano giornate di lavoro di attività a basso valore aggiunto per collezionare dati, grafici ed immagini da inserire nei report. Tutti le informazioni erano  prodotte dai software utilizzati dagli stessi ingegneri per la progettazione dell’impianto. I report solitamente erano composti da parti a comune e parti variabili caratterizzate dai risultati delle analisi e della configurazione dell’impianto.

L’eventuale sviluppo di nuovi software avrebbe dovuto avere la caratteristica di poter essere installata su server sia Linux che Microsoft per esigenze infrastrutturali esistenti.

La soluzione

Abbiamo realizzato una serie di software batch, generatori automatici di report Microsoft Office, in grado di produrre documenti nei tre formati richiesti .docx, .xlsx e .pptx. Vista la caratteristica dei documenti di avere parti a comune e variabili abbiamo costruito insieme al cliente dei template di progetto, ovvero dei file contenenti le parti a comune e arricchiti con dei “placeholder” che sono serviti per compilare automaticamente le parti variabili con i dati di progetto. Per soddisfare l’esigenza di far girare i generatori su macchine sia Windows che Linux abbiamo optato per una tecnologia open-source, ovvero il progetto POI dell’Apache Software Foundation. Si tratta di una suite open di librerie Java in grado di manipolare i modelli xml dei suddetti formati Office.

I vantaggi

Lo sviluppo dei generatori ha portato al cliente i seguenti vantaggi:

  • risparmio di tempo e conseguente riduzione di costi di commessa. Solitamente prima dell’introduzione dei generatori il personale del cliente spendeva anche molte ore nella produzione di un singolo report. Adesso sono necessari solo pochi secondi con tutti i vantaggi del caso.
  • assenza di Office su server in cui gira il generatore. Utilizzando la tecnologia open-source il cliente non ha più l’esigenza di aver installato Office sui server in cui girano i generatori potendo evitare anche il costo della licenza del software Microsoft.
  • riduzione degli errori di compilazione del documento. Demandando questo genere di attività ripetitiva ed a basso valore aggiunto dal personale qualificato al software il cliente ha ridotto il numero di errori presenti nei documenti.
  • personale del cliente più soddisfatto. Togliendo al personale qualificato l’incombenza di dover spendere delle ore del proprio lavoro su un’attività a così basso valore aggiunto il cliente ha constatato un incremento della soddisfazione del proprio personale.

La richiesta

  • Automatizzare la generazione di documenti in formato Office .docx, .xlsx, .pptx, realizzando software batch installabili sia su Windows che su Linux

Il nostro contributo

  • Sviluppo di moduli software che utilizzano un file template e lo compilano con i dati del progetto  

Tecnologie usate

  • Librerie Apace POI
  • Java 7 e 8

Risultati raggiunti

  • Risparmio di tempo e conseguente riduzione di costi di commessa
  • Assenza di Office su server in cui gira il generatore
  • Riduzione degli errori di compilazione del documento
  • Personale del cliente più soddisfatto

La testimonianza

La parte di sviluppo dei generatori in formato Word non è stata semplice da realizzare a causa del complesso modello xml nativo del formato in questione. Il cliente aveva la necessità di generare documenti molto elaborati, ma con la nostra esperienza di sviluppo in linguaggio Java siamo riusciti a soddisfare tutte le loro esigenze.” 

Lisa Morassi

Technical & Operations Manager
Kiwibit

Automatizzazione dei rilasci dei software nei vari ambienti di test, QA e PROD | Automatic Deployer

Automatizzazione dei rilasci dei software nei vari ambienti di test, QA e PROD | Automatic Deployer

Sviluppo di moduli per la CI (Continuos Integration) su piattaforma Jenkins.

CLIENTE:

Importante multinazionale

L’esigenza

Il cliente aveva sviluppato nel corso degli anni un ampio ecosistema di software e, vista la moltitudine di tools e tecnologie differenti utilizzate per svilupparli, spendeva molto tempo e risorse nella fase di rilascio. Inoltre a seguito della procedura per ottenere una delle certificazione ISO aveva l’esigenza di implementare la “Segregation of Duties” che impone di tenere separate le mansioni e aree di responsabilità tra cui quelle di sviluppatori, deployer e tester.  

La soluzione

Visto l’elevato numero di tool che dovevano essere distribuiti mediante il nuovo sistema automatico il lavoro di scrittura del codice è stato preceduto da una capillare fase di analisi che ci ha permesso di individuare tutte le criticità della successiva fase di sviluppo.

Abbiamo dovuto sviluppare jobs di varia natura capaci di deployare applicazioni anche a tecnologia mista. La scelta di Jenkins è stata ottimale per le sue caratteristiche di versatilità ma abbiamo comunque dovuto mettere in campo tutte le nostre abilità tecniche per riuscire ad automatizzare i rilasci delle applicazioni più complesse.

I vantaggi

Grazie all’introduzione del deployer  il cliente ha riscontrato i seguenti vantaggi:

  • ottimizzazione dei tempi di rilascio delle applicazioni. I precedenti rilasci manuali portavano con sé potenziali criticità a causa della complessità delle infrastrutture IT del cliente, con molteplicità di ambienti di rilascio, sistemi operativi di diverse tecnologie, ecc.. L’introduzione del deployer automatico ha permesso di analizzare e superare le criticità in fase di sviluppo dei jobs in modo da non lasciarle gestire ogni volta dall’operatore incaricato del rilascio.
  • diminuzione del margine di errore sui rilasci. L’utilizzo dello strumento automatico di deploy ha standardizzato la gestione del versionamento dei software sul repository dei codici sorgenti imponendo i commit agli sviluppatori secondo regole ben precise.

La richiesta

  • Automatizzazione dei rilasci dei software nei vari ambienti di test, QA e PROD

Il nostro contributo

  • Analisi di fattibilità
  • Sviluppo dei jobs di rilascio dei software

Tecnologie usate

  • Jenkins

Risultati raggiunti

  • Ottimizzazione dei tempi di rilascio delle applicazioni
  • Diminuzione del margine di errore sui rilasci

La testimonianza

“Sfruttando la modularità di Jenkins abbiamo realizzato un sistema potente e, allo stesso tempo, semplice da utilizzare.
Il flusso di approvazione e distribuzione può essere gestito facilmente via email.
Con questa soluzione abbiamo consentito al cliente di standardizzare una grande quantità di processi riducendo drasticamente tempi ed errori.” 

Francesco Frosini

Senior Software Architect
Kiwibit

Software su Misura e Consulenza SAAS CLOUD | Casa Sicura

Software su Misura e Consulenza SAAS CLOUD | Casa Sicura

L’automatizzazione dei processi che semplifica la gestione delle prenotazione delle visite e dei turni del personale.

L’esigenza

Casa Sicura è il primo ed unico percorso didattico-educativo dedicato alla sicurezza domestica esistente in Italia, un progetto ideato e creato dall’Associazione Nazionale dei Vigili del Fuoco Sezione di Pistoia. Prima dell’intervento di Kiwibit la gestione delle visite e dei turni del personale era completamente manuale e affidata a supporti cartacei senza una informatizzazione dei processi.

La soluzione

Grazie alla piattaforma software web realizzata su misura per le esigenze del progetto, oggi la prenotazione delle visite, la gestione dei turni del personale e la reportistica sono completamente informatizzate.
Abbiamo scelto di implementare un software distribuito come SaaS su una macchina AWS gestita da noi, sfruttando l’opportunità che il cloud offre di creare strumenti utilizzabili da chiunque disponga di una connessione internet. AWS è infatti il servizio in Cloud di Amazon e si è affermato sul mercato come leader grazie alla sua affidabilità e versatilità. Nel caso in oggetto abbiamo configurato una macchina con le risorse ad hoc per il progetto: istanza EC2, RDBMS per la base dati, S3 per lo storage dei file. Utilizziamo NGINX come reverse proxy per gestire la sicurezza, in particolare il protocollo https e per eventuali attacchi DDoS. Lo usiamo perché è scalabile, leggero (in termini di risorse occupate) ed altamente configurabile.
Abbiamo creato quindi un’architettura sicura, flessibile e scalabile, ovvero in grado di adattare le risorse alle necessità di carico di lavoro dell’applicazione in tempo reale.

L’interfaccia che abbiamo progettato utilizzando il framework Bootstrap è pensata per essere fully responsive sui vari dispositivi (pc, tablet e telefoni) e per essere intuitiva e semplice da utilizzare.
Per la programmazione sia lato client che lato server abbiamo scelto di utilizzare la runtime di JavaScript Open source multipiattaforma Node.js mentre i dati vengono ospitati su un database Postgres.

La piattaforma di prenotazione delle visite permette al momento della richiesta di automatizzare la fase preliminare alla visita con l’invio al richiedente di modulistica e documenti necessari alla preparazione delle attività presso la struttura. La compilazione di tale modulistica online permette in conseguenza di stampare in modo automatico le etichette con i nomi dei partecipanti e i diplomi personalizzati. Al termine di ogni vista inoltre il sistema invia una email di follow-up per la raccolta dei dati di soddisfazione dell’utente. Altro aspetto della piattaforma è la prenotazione da pc o da mobile dei turni di copertura dalle visite da parte del personale volontario in modo del tutto autonomo. Le soluzioni introdotte a livello tecnologico dal team di Kiwibit sono state: Node.js, Bootstrap e un database My Sql.

I vantaggi

Grazie all’informatizzazione del processo di prenotazione delle visite e della prenotazione da parte dello staff ha permesso i seguenti vantaggi:
  • ottimizzazione del processo di gestione delle prenotazione. L’invio automatico della modulistica da far compilare ai partecipanti alla visita fa risparmiare tempo agli operatori e snellisce il processo di produzione di materiale utile per la visita come le etichette con i nomi da applicare ai visitatori e i diplomi che contribuiscono a rendere la visita più interattiva e personalizzata.
  • semplificazione della gestione dei turni del personale. La possibilità di prenotazione da mobile e pa dei turni permette un notevole risparmio di tempo allo staff in quanto vengono definiti in auto-gestione.
  • statistiche in tempo reale e sempre aggiornate. L’automatizzazione dei processi permette di valutare il progetto sia a livello qualitativo e quantitativo. L’email di follow-up subito dopo ogni visita permette un’analisi costante della soddisfazione degli utenti, mentre il sistema in modo automatico raccoglie i dati quantitativi sulle visite e sulle attività personale fornendo dati in tempo reale.
  • completo controllo della situazione. In tempo reale sia da mobile e sia da pc lo staff può controllare lo stato dell’arte del progetto, le prenotazioni, i turni di lavoro, le statistiche, etc 

 

La richiesta

  • Digitalizzazione dei processi di prenotazione visite e organizzazione dei turni del personale

Il nostro contributo

  • Sviluppo applicazione web responsive

Tecnologie usate

  • Architettura del SaaS basata su AWS
  • Bootstraps, Angular, Javascript
  • Nodejs
  • DBMS Postgres

Risultati raggiunti

  • Ottimizzazione del processo di gestione delle prenotazione
  • Semplificazione della gestione dei turni del personale
  • Statistiche in tempo reale e sempre aggiornate
  • Completo controllo della situazione

La testimonianza

“Da alcuni anni utilizziamo il programma per la gestione delle prenotazioni delle visite appositamente personalizzato per noi da Kiwibit. Non riusciamo nemmeno ad immaginare come avremmo potuto gestire in modo diverso quasi 7.000 partecipanti, 263 insegnanti, 25 direzioni didattiche e più di 100 istituti scolastici, oltre a 50 addetti ai lavori. Chiarezza espositiva e facilità d’uso sono le caratteristiche più importanti di questo programma che rappresenta il vero “cuore pulsante” di tutta la nostra attività” 

Luciano Burchietti

Consigliere Nazionale e Presidente Provinciale, Associazione Nazionale Vigili del Fuoco