Generazione automatica di documenti

Generazione automatica di documenti

Risparmiare tempo al personale qualificato grazie alla documentazione prodotta dal software

CLIENTE:

Importante multinazionale

L’esigenza

Il cliente lavora su commesse di grande dimensione con punti di verifica ricorrenti sullo stato di avanzamento in cui ha la necessità di consegnare ai propri clienti un numero considerevole di report in formato Office, documenti di testo .docx, fogli di lavoro .xlsx e presentazioni .pptx. Si tratta di documenti di diverse decine di pagine in cui vengono riportati i risultati delle analisi e della progettazione di parti dell’impianto oggetto della commessa. 

La realizzazione dei report era a carico del personale altamente qualificato, solitamente ingegneri progettisti, i quali impiegavano giornate di lavoro di attività a basso valore aggiunto per collezionare dati, grafici ed immagini da inserire nei report. Tutti le informazioni erano  prodotte dai software utilizzati dagli stessi ingegneri per la progettazione dell’impianto. I report solitamente erano composti da parti a comune e parti variabili caratterizzate dai risultati delle analisi e della configurazione dell’impianto.

L’eventuale sviluppo di nuovi software avrebbe dovuto avere la caratteristica di poter essere installata su server sia Linux che Microsoft per esigenze infrastrutturali esistenti.

La soluzione

Abbiamo realizzato una serie di software batch, generatori automatici di report Microsoft Office, in grado di produrre documenti nei tre formati richiesti .docx, .xlsx e .pptx. Vista la caratteristica dei documenti di avere parti a comune e variabili abbiamo costruito insieme al cliente dei template di progetto, ovvero dei file contenenti le parti a comune e arricchiti con dei “placeholder” che sono serviti per compilare automaticamente le parti variabili con i dati di progetto. Per soddisfare l’esigenza di far girare i generatori su macchine sia Windows che Linux abbiamo optato per una tecnologia open-source, ovvero il progetto POI dell’Apache Software Foundation. Si tratta di una suite open di librerie Java in grado di manipolare i modelli xml dei suddetti formati Office.

I vantaggi

Lo sviluppo dei generatori ha portato al cliente i seguenti vantaggi:

  • risparmio di tempo e conseguente riduzione di costi di commessa. Solitamente prima dell’introduzione dei generatori il personale del cliente spendeva anche molte ore nella produzione di un singolo report. Adesso sono necessari solo pochi secondi con tutti i vantaggi del caso.
  • assenza di Office su server in cui gira il generatore. Utilizzando la tecnologia open-source il cliente non ha più l’esigenza di aver installato Office sui server in cui girano i generatori potendo evitare anche il costo della licenza del software Microsoft.
  • riduzione degli errori di compilazione del documento. Demandando questo genere di attività ripetitiva ed a basso valore aggiunto dal personale qualificato al software il cliente ha ridotto il numero di errori presenti nei documenti.
  • personale del cliente più soddisfatto. Togliendo al personale qualificato l’incombenza di dover spendere delle ore del proprio lavoro su un’attività a così basso valore aggiunto il cliente ha constatato un incremento della soddisfazione del proprio personale.

La testimonianza

La parte di sviluppo dei generatori in formato Word non è stata semplice da realizzare a causa del complesso modello xml nativo del formato in questione. Il cliente aveva la necessità di generare documenti molto elaborati, ma con la nostra esperienza di sviluppo in linguaggio Java siamo riusciti a soddisfare tutte le loro esigenze.” 

Lisa Morassi

Technical & Operations Manager
Kiwibit

La richiesta

  • Automatizzare la generazione di documenti in formato Office .docx, .xlsx, .pptx, realizzando software batch installabili sia su Windows che su Linux

Il nostro contributo

  • Sviluppo di moduli software che utilizzano un file template e lo compilano con i dati del progetto  

Tecnologie usate

  • Librerie Apace POI
  • Java 7 e 8

Risultati raggiunti

  • Risparmio di tempo e conseguente riduzione di costi di commessa
  • Assenza di Office su server in cui gira il generatore
  • Riduzione degli errori di compilazione del documento
  • Personale del cliente più soddisfatto

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