Piattaforma web per la gestione preventivi e ordini

Come abbiamo semplificato la gestione di commesse articolate aumentando la produttività

CLIENTE:

Ram Oil&Gas

Piattaforma web per la gestione preventivi e ordini

L’esigenza

RAM Oil&Gas è una società di ingegneria che opera con importanti realtà multinazionali del settore. Visto il crescente aumento dei volumi di lavoro degli ultimi anni il management ci ha contattato per sviluppare uno strumento centralizzato, accessibile a tutto il personale tecnico ed amministrativo dedicato alla gestione del workflow di generazione e approvazione dei preventivi e successiva amministrazione degli ordini acquisiti.

La soluzione

Vista la natura del progetto abbiamo ritenuto opportuno sviluppare un’applicazione web responsive, fruibile da qualsiasi tipo di dispositivo, sia esso un desktop, tablet o smartphone. In questo modo abbiamo dato la possibilità a tutti gli utenti massima libertà di consultazione dell’applicazione. Su richiesta del cliente abbiamo deployato l’applicazione su un loro server interno in modo da permettere la gestione architetturale del software direttamente al loro personale preposto. Per la programmazione sia lato client che lato server abbiamo scelto di utilizzare la runtime di JavaScript Open source multipiattaforma Node.js con framework Express mentre i dati vengono ospitati su un database Postgres. Per lo sviluppo client-side ci siamo affidati anche al framework Angular 2+.

La piattaforma permette la gestione in primis del processo di approvazione dei preventivi basato sul workflow molto articolato e complesso del proprio cliente principale. Tramite la piattaforma vengono gestite le approvazioni parziali delle voci dei preventivi, le revisioni, la possibilità di allegare documentazione accessoria e l’invio di notifiche automatiche via mail sui cambi di stato del workflow ai referenti delle attività preventivate, siano essi tecnici interni all’azienda o fornitori esterni. Nel caso di approvazione delle attività vengono generati gli ordini di commessa e, per il personale amministrativo, è possibile vedere la rendicontazione secondo una serie di KPI definite col cliente.

I vantaggi

Grazie all’introduzione della piattaforma il cliente ha riscontrato i seguenti vantaggi:

centralità ed uniformità della gestione del processo. Prima dell’esistenza della piattaforma i preventivi erano gestiti dai tecnici in modo non organico e tutto il personale faceva riferimento ad un foglio Excel su una folder di un server condiviso dove riportava a mano tutte le informazioni necessarie ad identificare univocamente il preventivo. Con l’aumento del numero di persone che avevano accesso al file, l’utilizzo simultaneo del foglio Excel era fonte di inconsistenza e mancanza di sincronizzazione dei dati inseriti.
aumento della produttività. La piattaforma ha permesso l’automatizzazione dell’inserimento di molti dati ricorrenti nei preventivi, come quelli relativi alle anagrafiche dei clienti, tecnici e fornitori e l’automatizzazione di operazioni quali l’invio delle mail agli stakeholder coinvolti nel processo.

La testimonianza

“L’applicazione web sviluppata da Kiwibit ha permesso al nostro team di migliorare la produttività e l’efficienza nel processo di gestione dei preventivi ed ordini verso il nostro cliente principale. Uno strumento efficace e di facile utilizzo ormai indispensabile nel nostro lavoro quotidiano”