Digitalizzazione di processo con introduzione di firma digitale dei documenti

Digitalizzazione di processo con introduzione di firma digitale dei documenti

Come abbiamo digitalizzato la gestione dei documenti ottimizzando il processo di lavoro

CLIENTE:

Aquila Energie

L’esigenza

Aquila Energie, azienda leader in centro Italia nella realizzazione, gestione e convenzione di impianti di carburanti, punta sull’innovazione e sulla qualità e dei propri prodotti e dei propri servizi, ma anche dei rapporti lavorativi e relazionali.

Utilizza strumenti tecnologici e informatici a supporto di chiarezza, trasparenza e semplificazione dei processi e in quest’ottica ci ha ingaggiato per digitalizzare lo scambio documentale con i gestori delle stazioni di servizio includendo la firma digitale dei contratti.

La soluzione

Come prima cosa è stato condotto un assessment iniziale al fine di analizzare e schematizzare il processo di acquisizione di un nuovo gestore: si sono individuate le varie funzioni aziendali coinvolte ed identificati tutti i documenti attualmente scambiati in formato cartaceo e costruito il modello streamline del processo.

In seguito si è proceduto con il benchmark di diverse piattaforme web per la firma digitale per selezionare quella più idonea alle esigenze del cliente sia a livello di completezza che di rapporto qualità prezzo.

Infine si è implementato il “link” fra il sistema documentale già utilizzato dal cliente per i documenti amministrativi, Arxivar, e la piattaforma di firma digitale, Intesa, andando a realizzare un middleware che scambia i documenti tra le due piattaforme in modo trasparente per l’operatore.

 

I vantaggi

Con la soluzione adottata i documenti ufficiali firmati, prima archiviati in formato cartaceo, saranno disponibili al personale di Aquila in qualsiasi momento e luogo, inoltre l’introduzione della firma digitale certificata eviterà parte degli spostamenti con un risparmio di tempi e di costi.

 

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Operiamo a Pistoia, Firenze, Prato, Pisa, Livorno, Bologna, Piacenza, Milano e in tutta Italia

La testimonianza

Abbiamo avuto il piacere di conoscere il team di Kiwibit che ci ha supportato nella messa a punto della dematerializzazione del processo di stipula e conservazione dei contratti. Avete dimostrato professionalità e grande empatia nel recepire le nostre esigenze, sapendo creare con noi uno stretto legame di stima che ci permetterà di collaborare efficacemente a nuovi e stimolanti progetti! Bravi!

Valentina Muraglia

Chief Financial Officer
Aquila Energie SpA

La richiesta

  • Digitalizzazione del processo di firma e gestione dei documenti

Il nostro contributo

  • Analisi del processo
  • Benchmark di mercato per piattaforma di firma digitale
  • Realizzazione middleware di comunicazione fra sistema documentale e piattaforma web di firma digitale

Tecnologie usate

  • Java

Risultati raggiunti

  • Accessibilità dei documenti
  • Risparmio di tempi e costi

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